להיות בעלת עסק בהריון זה לא עניין פשוט. האנרגיות יתחילו לרדת, בתשיעי כבר לא בטוח שיהיה עם מי לדבר וכל זה עוד לפני שנולד הקטנצ’יק. ואחרי הלידה? זה כבר סיפור אחר לגמרי.
ככל שהעומס גדול יותר, גדל הצורך בתכנית עבודה מסודרת. בעלי עסקים רבים מדווחים על שיפור משמעותי בהשגת יעדים אחרי שהתחילו לעבוד באופן שיטתי לפי תוכנית עבודה. נשים אשר בנוסף לעסק אחראיות גם על הבית והילדים, זקוקות אף יותר לתכנית מסודרת, על אחת כמה וכמה כשהן בהריון ולקראת חופשת לידה.
אם מדובר בעסק קיים, כנראה שכבר ישנה תוכנית עסקית: הוגדרו היקפי הפעילות, ההכנסות, העלויות והרווחים. הותוותה אסטרטגיה להתמודדות עם שינויים ומול הלקוחות. נערך מיפוי של העסק, הלקוחות והשירותים, ונקבע סדר עדיפויות. כל אלה מהווים את רשימת היעדים והמטרות לתקופה הקרובה. עכשיו, כדי להבטיח שהמתווה יהפוך למציאות יש להכין תכנית עבודה ריאלית ואפקטיבית.
מתחילות לעבוד
תכנית עבודה מורכבת משני דברים עיקריים: מה עושים: יעדים ומטרות ומתי עושים: לוחות זמנים. החלק הקשה ביותר בהכנת התוכנית הוא קבלת ההחלטה. מרגע שההחלטה נפלה התכנית כבר תיכתב בקלות. אם החלטתן להכין תוכנית, כך תבטיחו לעצמכן את כתיבתה:
מיפוי
כדי שתהליך הכנת התוכנית יהיה נגיש ונוח מומלץ להתחיל עם מיפוי הנתונים הקשיחים: החגים, בר המצווה של הבן, נסיעות לחו”ל והתחייבויות קודמות. זהו הבסיס לתחילת העבודה.
כללים
שמירה על מספר כללים תסייע מאוד בתהליך:
סידור על ציר זמן: סדרו את המטרות שלכן על ציר זמן באופן כרונולוגי. למשל, לא נתחיל לחפש מחליפה לפני שעשינו פילוח מדויק של הפרויקטים והלקוחות. הרי לא נרצה למצוא מחליפה ורק אחר כך להבין שהיא לא עונה על הדרישות של הפרויקטים.
גזירת זמנים לאחור: כדאי קודם לקבוע את הדד ליין ליעדים הגדולים והמורכבים ואחר כך להציב את היעדים המקדימים. אם הגעתן להתחלה ואתן רואות שלוח הזמנים לא ריאלי, שנו את הדד ליין ואז חיזרו על התהליך ושנו את תאריכי המשימות הנובעות ממנו.
התחלה מהמטרות הגדולות: חשוב מאד הן מבחינת כמות העבודה והמשאבים, והן מבחינת החשיבות והערך שלהן לעסק. חלקו את המטרות לארבע דרגות: הכי חשוב , חשוב מאוד, פחות חשוב, וכדאי לעשות.
בדיקת ישימות: השלב האחרון יהיה בדיקת ישימות, כולל בדיקה תקציבית. האם התוכנית ריאלית? האם היא מחוברת למציאות או שהיא בחזקת “”Wishful thinking בלבד? זכרו, תוכנית העבודה היא בסיס לשינויים. זה הזמן לקבל החלטות מחדש ולבצע שינויים שיקדמו את מימוש התוכנית. וכמובן – התוכנית חייבת להיות מחוברת למציאות בכל הרמות.
טיפ קטן לסיום: בתוכנית עבודה אפשר לרדת לרזולוציות גבוהות מאוד של פרטים ודיוק. יש לכך חשיבות, אך היזהרו מפירוט יתר. גם עודף אינפורמציה יכול לעכב עשייה.